W samorządach

Jak zbudować cyfrowy urząd?

Digitalizacja administracji publicznej w Polsce postępuje stopniowo już od kilku lat, jednak niewątpliwie nabrała ona tempa w wyniku pandemii COVID-19. Niemal z dnia na dzień, urzędnicy i obywatele zostali ,,zmuszeni” do przeniesienia obsługi spraw do świata online. Mimo, że coraz więcej osób decyduje się na korzystanie z e-usług w sektorze administracji państwowej, potrzebne jest kompleksowe rozwiązanie, która umożliwi obsługę wielu spraw z poziomu jednego ,,okienka”. Jak zatem zbudować cyfrowy urząd i zapewnić obywatelom efektywną realizację ich interesów?

E-administracja w Polsce

Cyfrowa rzeczywistość w jakiej obecnie żyjemy, wymaga od urzędów państwowych, aby podążały za transformacją technologiczną i adresowały potrzeby społeczeństwa informacyjnego. Jak zatem w Polsce kształtuje się sytuacja e-usług w sektorze publicznym? Ranking [A1]  przygotowany przez Organizację Narodów Zjednoczonych wskazuje, że w ciągu zaledwie dwóch ostatnich lat Polska awansowała:

z 31. na 9. miejsce w światowym rankingu e-partycypacji.
z 33. na 24. miejsce w światowym rankingu e-administracji

Należy jednak pamiętać, że cyfryzacja nie jest równomierna – w niektórych obszarach elektroniczne usługi są rozwinięte, a z drugiej strony istnieją urzędy, które nie proponują obywatelom e-usług.
Społeczeństwo chce jednak załatwiać sprawy szybciej niż dotychczas i oczekuje od urzędów gmin czy miast możliwości kontaktu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Świadczyć o tym mogą wnioski płynące z raportu [A2]  „Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2020 roku”, przygotowanego przez Główny Urząd Statystyczny. W 2020 roku, z e-usług w administracji skorzystało:

53,4 proc. obywateli mieszkających w dużych miastach.
42,3 proc. mieszkańców z mniejszych miast.
33,7 proc. osób zamieszkujących obszary wiejskie.

Osoby, które raz sięgnęły po e-usługi w sektorze publicznym, przekonują się do tej formy kontaktu z urzędnikami i chcą kontynuować załatwianie spraw administracyjnych w formie elektronicznej.

Potrzeba zmian w zakresie cyfryzacji administracji państwowej

Istotą funkcjonowania urzędu jest przede wszystkim sprawa obsługa spraw mieszkańców i przedsiębiorców. Aby była ona możliwa, niezbędna jest kompleksowa cyfryzacja procedur administracyjnych, zapewniająca w pełni elektroniczną obsługę spraw mieszkańców oraz zdalną pracę urzędników.

Aspektem, który często budzi wątpliwości pracowników urzędów jest bezpieczeństwo cyfrowe związane ze zdalną obsługą klientów. Instytucje państwowe przetwarzają na co dzień dane wrażliwe, które z jednej strony wymagają poufności, a z drugiej strony narażone są na cyberataki. W związku z tym, istnieje potrzeba wdrożenia systemów informatycznych, które będą chronić przed niebezpieczeństwami związanymi z kradzieżą danych.

Ważnym elementem, który należy wziąć pod uwagę podczas digitalizacji administracji publicznej są kompetencje cyfrowe urzędników i to, aby mieli oni możliwość swobodnego korzystania z wdrażanych systemów oraz potrafili je skutecznie wykorzystywać. Dobrą praktyką byłoby zatem kompleksowe szkolenie kadry urzędniczej na etapie wdrażania nowych narzędzi informatycznych i wyposażenie ich w umiejętności, które pozwolą na pełne wykorzystanie potencjału tych systemów.

Należy wspomnieć także o ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z nią, od 2024 roku samorządy będą musiały wydawać wszystkie dokumenty w postaci elektronicznej, dostarczając je obywatelom na adres e-doręczeń. Warto zatem już teraz zaplanować implementację rozwiązania, które będzie stanowić fundament nadchodzących zmian w zakresie cyfryzacji administracji państwowej.

Comarch EOS

Cyfrowy urząd to przede wszystkim Comarch EOS, czyli Elektroniczna Obsługa Spraw. Jest to produkt, który zapewnia cyfryzację czynności związanych z obsługą spraw w urzędzie i odpowiada na wyzwania współczesnej administracji.

Dzięki integracji wyspecjalizowanych systemów, platforma ta realizuje z sukcesem ideę ,,jednego okienka”, zgodnie z którą obywatel lub przedsiębiorca może korzystać z wielu e-usług w jednym miejscu. Rozwiązanie to funkcjonuje w Chmurze, a to oznacza że wszystkie przetwarzane w ramach sprawy dane, przechowywane są na serwerze usługodawcy, zapewniając tym samym maksimum bezpieczeństwa. Ponadto, podczas wdrożenia Comarch EOS, klient otrzymuje wsparcie merytoryczne oraz techniczne, dzięki czemu zdobywa kluczowe umiejętności obsługi systemu i może w pełni wykorzystać jego potencjał. Co więcej, rozwiązanie to pozwoli sprawnie przejść instytucjom publicznym przez proces zmian związanych ustawą dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Więcej informacji znajdziesz na stronie: https://bit.ly/2UwjpyD.